L’Assemblée Générale Ordinaire est au cœur de la vie associative d’une Apel. Elle accueille l’ensemble de ses adhérents pour rendre compte des actions passées, présenter les actions futures et élire les membres du Conseil d’Administration, organe décisionnaire de l’association.
Assemblée Générale Ordinaire : Avant le 15 octobre
1/ Préparer son Assemblée Générale Ordinaire
- Le Trésorier prépare le bilan financier de l’année écoulée.
- Le Président et/ou secrétaire prépare le bilan moral de l’année écoulée (toutes les actions de l’Apel, lucratives ou non).
- Le Président prépare le rapport d’orientation (les grandes lignes pour les projets de l’année à venir).
- Le Trésorier et/ou le Président prépare le budget prévisionnel pour l’année à venir (même tableau que le bilan financier).
- Le Secrétaire prépare le renouvellement des mandats des administrateurs.
- Préparer un Powerpoint de présentation.
Et si besoin : les modifications souhaitées pour le règlement intérieur ou la mise au vote de l’augmentation de la cotisation (part de l’Apel d’établissement).
2/ Faire voter les éléments par le CA
Faire voter avant l’Assemblée Générale
Une fois les éléments à présenter en AG préparés (bilans, budget…), le président convoque un Conseil d’Administration afin de les faire voter par le CA.
Si les éléments sont votés à la majorité, alors ils seront présentés, sans retouche, lors de l’AG.
Si les éléments ne sont pas votés, alors ils peuvent être retravaillés en CA, puis revotés jusqu’à ce que la majorité les valide.
NB : même si le bureau prépare les documents, le CA doit les voter avant l’AG. Sans cette étape ils ne sont pas valablement présentables en AG.
3/ Envoyer les convocations et invitations
- Bloquer une date d’AG avec le chef d’établissement.
- Rédiger la convocation, avec l’ordre du jour et l’envoyer aux adhérents et à l’Apel de Paris au moins 15 jours avant l’AG.
- Vous devez joindre à la convocation les informations complémentaires susceptibles d’éclairer les participants sur les points à l’ordre du jour.
- Joindre un formulaire de pouvoir (intégré dans le modèle de convocation).
Vous pouvez transmettre la convocation aux familles par mail, via la plateforme de communication de l’école (comme Ecole Directe par exemple) et affichage. Tous les moyens de communication sont possibles tant que l’ensemble des parents reçoivent bien l’information.
4/ Organiser le Jour J : préparer la salle
- Espace accueil
- Feuilles d’émargement : chaque participant signe la feuille en arrivant et chaque adhérent indique s’il détient un pouvoir (2 maximum/personne).
- Feuille de pouvoir à disposition : si certains adhérents ne peuvent pas rester jusqu’au vote ils peuvent rédiger un pouvoir sur place.
- Règlement intérieur et statuts : les laisser en libre accès pour consultation
- Bulletin de vote (si ce mode de scrutin est demandé).
- Espace convivial : il est conseillé de proposer un pot convivial lors de cette soirée (en début ou en fin). Cela participe à la convivialité de l’association.
- Espace de présentation : Il est conseillé de prévoir un tableau ou un écran pour diffuser la présentation. Disposer la salle pour que tous les participants puissent voir les orateurs.
05/ Déroulé de la soirée
- Mot d’accueil du Président d’Apel
- Mot d’accueil du Chef d’établissement
- Présentation du rapport moral par le Président
- Présentation du rapport financier par le Trésorier
- Présentation du rapport d’orientation et du budget prévisionnel par le Président et le Trésorier
- Appel à candidatures. Présentation des personnes souhaitant intégrer le Conseil d’Administration ou renouveler leur mandat.
⇒ VOTE : Chaque point présenté est soumis au vote des adhérents de l’année en cours. Soit à main levée, soit à bulletin secret (à la demande d’un participant)
⇒ ATTENTION les élections se font toujours à bulletin secret
Le vote se fait à la majorité des voix des adhérents présents ou représentés (2 pouvoirs maximum par votant)
Seuls les adhérents de l’année scolaire en cours votent.
1 adhérent / famille
Penser à prendre des notes pour rédiger le Procès verbal
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Lettre ouverte au Mouvement des Apel, au Bureau national, aux présidents et
vice-présidents d’honneur de l’Apel nationale.
Madame la présidente Hélène Laubignat,
Monsieur le vice-président Paul Vitart,
Monsieur le secrétaire général Christophe Abraham,
Nous avons été témoins le 7 décembre 2024, lors de la Délégation Nationale de l’Apel nationale, de questionnements d’élus du Mouvement. Sur deux des questions importantes posées, il n’y a eu aucune réponse apportée aux interrogations légitimement formulées.
Nous estimons que cette absence de réponse, malgré l’insistance de l’assemblée des Apel académiques et départementales, en droit d’obtenir des informations, est inquiétante.
Pour cela, ici, nous avons décidé de nous adresser ouvertement au Mouvement, pour obtenir un retour que tous, devons avoir. Car comme vous nous le précisez assez régulièrement, tout adhérent, quelle que soit la strate Apel, est responsable de son inaction face à une alerte en Assemblée Générale. Il est donc indispensable que nous ayons tous collectivement des réponses, jusqu’ici non obtenues.
A la question des 2 voyages offerts pour remerciement de leur action au service de l’Apel nationale, à Messieurs Demarquet et Goutines, seuls 3 éléments ont été formulés par Monsieur Vitart :
« Nous ne sommes pas responsables des choix de nos prédécesseurs »
« Dorénavant, ce type de cadeaux sera voté par le Bureau national »
« L’ensemble des cadeaux offerts par l’Apel nationale, dont celui offert à la directrice administrative
et financière parti en retraite, est de 0,15% du montant de nos dépenses… ».
Cela amène à de nouveaux questionnements :
Comment se fait-il que le Bureau national n’ait pas validé ces dépenses ?
Vous avez dit que le Bureau National n’a pas décidé ces voyages et que vous n’êtes pas non plus
responsables de ce qui s’est passé avant, sous entendez-vous donc que Messieurs Demarquet et Goutines aient pu se les offrir eux-mêmes, en rejetant sur eux à votre place la responsabilité ?
Ou s’agit-il d’un engagement personnel du Secrétaire général ?
Sinon, qui a pu prendre une telle décision, si ce n’est le trésorier alors en fonction ou la nouvelle
présidente élue (qui a officiellement offert ces cadeaux lors de la cérémonie de départ) ?
Enfin, comment est-ce possible que ces deux voyages en Tanzanie et aux Antilles, pour 2 personnes par destination et 2 semaines chacun, avec le cadeau offert à la Directrice financière partie à la retraite et
les divers remerciements aux élus dans l’année, rentrent dans une enveloppe de seulement 5 400 euros (somme que nous avons dû calculer, avec l’information forte relative des 0,15 % des dépenses finalement donnée en DN) ?
Si nous admettons, comme l’a précisé le trésorier de l’époque, que nous devons plus qu’une « boîte de Figolu », comment a-t-on pu réellement justifier au regard des obligations légales cette dépense sans doute très importante et sous quelle ventilation et forme comptable ? Et pourquoi ne pas nous donner
le montant exact ?
Une question a aussi été posée sur les nombreux arrêts maladie de salariés, sur les 3 directions de l’Apel nationale depuis un an et demi. Six personnes sont aujourd’hui parties, une est toujours en arrêt depuis de nombreux mois…
Quand il vous a été demandé :
« Pourquoi avez-vous affirmé en conseil des présidents élargi qu’il s’agissait pour toutes de choix personnels, alors que nous venons d’apprendre qu’une salariée de la direction des services au parents a été licenciée violemment pour faute grave sans revenir sur son lieu de travail, ni même dire au revoir à ses collègues cet été… ? »
Vous n’avez eu aucun mot et aucune réponse à ce sujet, Monsieur le vice-président, Madame la présidente, Monsieur le Secrétaire général, malgré l’insistance de la salle.
Nous ne souhaitons pas polémiquer, cependant : se taire, c’est laisser faire et cautionner… Nous tous, adhérents de l’Apel nationale, mais aussi élus des départements, ne pouvons rester sans agir et demandons donc des réponses.
Peut-être en existe-t-il ? Mais vous comprendrez que ce manque de transparence en Délégation nationale n’est pas aligné avec vos engagements de « probité » d’équipe présidentielle, pris lors de votre élection et réaffirmés dans votre rapport d’orientation qui nous promettait une « fraternité » et une « ligne de conduite à tolérance zéro ».
Nous ne tolérerons pas qu’il puisse y avoir des conséquences suite à ces dysfonctionnements sur nos territoires, comme nous n’accepterons pas qu’il puisse y avoir des répercussions sur nous-mêmes, après cette lettre ouverte.
Nous nous tenons à votre disposition pour échanger à ce sujet et pouvoir ainsi avoir la réponse à nos questions.
Nous vous prions de recevoir Madame la présidente, Monsieur le vice-président et Monsieur le secrétaire général, nos salutations respectueuses.
L’Apel du Puy de Dôme
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